Certains employeurs exigent l’archivage numérique des bulletins de paie dès l’arrivée d’un salarié, sans pour autant détailler comment retrouver ces documents après plusieurs années. Il arrive que des collaborateurs réalisent, parfois bien après leur départ, que l’accès à leur coffre-fort électronique n’a jamais été correctement activé. La promesse de centraliser tous les justificatifs sensibles sur une seule plateforme soulève alors d’autres questions, rarement abordées dans les tutoriels : qui détient vraiment les clés ? Comment s’assurer que le contrôle reste entre vos mains ?
Des options avancées, comme la récupération automatique des documents ou la possibilité de déléguer l’accès à une personne de confiance, passent souvent sous les radars. Pourtant, s’emparer de ces fonctionnalités rend la gestion administrative bien plus fluide et renforce la protection de ses données personnelles.
A découvrir également : Mel2Web : l'alternative surprenante à la messagerie traditionnelle
Plan de l'article
MyPeopleDoc, une solution pour simplifier la gestion de vos documents RH
Depuis 2007, MyPeopleDoc s’est imposé comme le coffre-fort numérique de référence pour la gestion des documents RH. Imaginé par Jonathan Benhamou et Clément Buyse, ce service s’est construit sur une idée simple : offrir une plateforme fiable pour centraliser et sécuriser durablement tout ce qui compte dans la vie professionnelle des salariés et des entreprises. Après son rachat par Ultimate Software en 2018 puis son intégration au groupe UKG, l’outil a gardé son cap : confidentialité, traçabilité et accès simplifié aux données RH, sans compromis.
Le principe ? Un coffre-fort numérique individuel, accessible à tout moment, même après avoir quitté son employeur. Bulletins de paie, contrats, avenants, attestations : tout est archivé dans un espace que seul l’utilisateur pilote. Chaque personne bénéficie de 10 Go de stockage personnel, avec conservation garantie pendant 50 ans, largement au-delà des usages habituels. Le chiffrement des données, l’authentification forte et le respect strict du RGPD forment la colonne vertébrale de la sécurité.
A lire aussi : Explorer les différentes options pour une formation en alternance dans le commerce
Voici les points majeurs à retenir sur le fonctionnement de l’outil :
- Stockage longue durée : chacun dispose d’un espace personnel, séparé de l’entreprise, qui lui reste accessible.
- Partage maîtrisé : les droits d’accès sont entièrement définis par le salarié, qui garde la main sur la diffusion de ses documents.
- Signature électronique, traçabilité, alertes de sécurité : des outils pensés pour éviter toute fraude ou perte d’accès.
L’interface épurée s’intègre sans difficulté avec les logiciels RH des entreprises et se montre très à l’aise sur mobile. MyPeopleDoc cible les sociétés désireuses de moderniser leur gestion documentaire, tout en garantissant aux salariés une continuité d’accès, hors des aléas du turn-over ou des réorganisations internes.
À qui s’adresse MyPeopleDoc et pourquoi l’adopter au quotidien ?
MyPeopleDoc s’adresse avant tout à ceux qui veulent garder la main sur leurs documents professionnels : salariés, évidemment, mais aussi employeurs soucieux d’offrir un service fiable. Pour les salariés, c’est la certitude d’avoir sous la main tous leurs bulletins de paie, contrats, attestations, même après avoir quitté l’entreprise. L’accès reste possible à tout moment, sans dépendre du service RH ou d’un ancien employeur.
Côté employeurs, la plateforme devient un accélérateur de la digitalisation RH. Elle automatise l’envoi des fiches de paie, facilite le classement et met fin aux pertes ou aux oublis. Surtout, l’entreprise ne voit que ce qui lui a été transmis ou partagé par le salarié : la confidentialité reste une priorité, les données personnelles sont protégées.
Les bénéfices concrets pour les entreprises s’articulent autour de trois axes majeurs :
- Automatisation : les tâches manuelles des services RH diminuent, libérant du temps pour d’autres missions.
- Conformité : le respect du RGPD, un archivage sécurisé et une parfaite traçabilité des opérations sont assurés.
- Réduction des coûts : moins de papier, moins d’impressions, moins d’espace physique à gérer.
La solution s’adresse aussi bien aux grands groupes qu’aux PME qui veulent fiabiliser leur gestion documentaire. Chacun garde la maîtrise de ses documents, chaque partage est contrôlé, la traçabilité fait partie du quotidien. Résultat : moins de lourdeur administrative, des démarches accélérées, une charge mentale allégée.
Fonctionnalités clés : ce que la plateforme permet vraiment de faire
Les dossiers qui disparaissent, les armoires saturées, les pièces jointes perdues dans une boîte mail : tout cela appartient au passé avec MyPeopleDoc. Le service propose à chaque utilisateur un coffre-fort numérique personnel de 10 Go, pour archiver ses documents RH pendant 50 ans. Un classement automatique permet de retrouver n’importe quel justificatif sans effort : bulletins de paie, contrats, attestations sont triés sans intervention manuelle.
La sécurité est omniprésente. Authentification à deux facteurs, chiffrement poussé des données, vérification précise des accès… À chaque connexion, l’utilisateur a la certitude de retrouver ses documents en toute confidentialité, avec un contrôle total sur ce qui peut être partagé à l’extérieur. Chaque action laisse une trace, chaque accès est enregistré, la traçabilité est garantie.
Au-delà du simple stockage, la plateforme embarque :
- Signature électronique intégrée pour valider instantanément un document ;
- Partage sécurisé avec des tiers, sans risque de fuite ;
- Alertes de sécurité configurables pour traquer toute activité inhabituelle.
Tout est pensé pour respecter le RGPD et protéger la vie privée des utilisateurs. La plateforme fonctionne partout grâce au cloud et à l’application mobile, et s’adapte à la plupart des logiciels RH du marché. Support technique réactif, guides détaillés, gestion fine des accès : l’ensemble vise à alléger la charge documentaire et à rendre chaque utilisateur autonome.
Conseils pratiques pour profiter pleinement de MyPeopleDoc
Pour exploiter tout le potentiel de MyPeopleDoc, mieux vaut s’approprier quelques habitudes-clés. L’interface est simple, l’accès se fait via un identifiant personnel associé à une authentification renforcée. L’activation des alertes de sécurité dès la première connexion est vivement conseillée : vous serez immédiatement informé en cas de tentative d’accès inhabituelle ou d’activité douteuse, un vrai filet de sécurité pour vos documents sensibles.
Voici trois gestes à adopter pour sécuriser et optimiser votre gestion documentaire :
- Passez en revue régulièrement vos documents RH : bulletins de paie, attestations, contrats. Envisagez de les télécharger périodiquement sur un support externe pour garder une copie, au cas où.
- Servez-vous du classement automatique pour organiser vos fichiers. Un document égaré devient vite introuvable, même dans un espace bien pensé.
- En cas de blocage technique ou de question sur la confidentialité, contactez le support technique. L’équipe propose conseils, tutoriels et suivi personnalisé en cas d’incident.
Pensez aussi que votre accès à MyPeopleDoc ne s’arrête pas à la fin de votre contrat. La consultation de vos archives reste possible sans intervention de votre ex-employeur. Pour préserver la confidentialité, soyez vigilant sur les droits de partage : seuls les fichiers transmis ou explicitement ouverts sont accessibles à l’entreprise.
L’outil simplifie le quotidien, mais la vraie sécurité naît de votre rigueur : jetez un œil régulier aux ressources de formation, tenez-vous informé des nouveautés, privilégiez le téléchargement direct pour toute démarche externe plutôt que l’envoi par mail. La maîtrise documentaire, ce n’est plus un mythe : elle se construit, pas à pas, chaque fois que vous prenez le contrôle de vos données.