Vous cherchez à optimiser le système d’assistance client de votre entreprise ? Alors, pensez à réduire le temps d’attente et en offrant à vos clients une réponse adéquate. Pour y parvenir, l’intégration d’un serveur vocal interactif (SVI) apparaît comme la meilleure option. Cette solution vous permet d’optimiser la gestion des appels dans le centre de contact de votre entreprise et d’améliorer la satisfaction client. Les bonnes raisons de doter son entreprise d’une solution SVI.
Plan de l'article
SVI : qu’est ce que c’est ?
Le Serveur Vocal Interactif ou SVI désigne un système de téléphonie automatisé avec lequel les clients peuvent interagir par le biais de menus vocaux configurables. Il opère en quelque sorte à la manière d’un réceptionniste, en dirigeant l’appel des clients vers le service ou l’agent le plus adapté ou en donnant des réponses enregistrées sur des questions souvent posées.
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Le fonctionnement d’un SVI n’a rien de compliqué. Quand votre client appelle votre équipe d’assistance, il est dévié vers les menus vocaux. Le système peut l’inviter à choisir parmi les options vocales proposées en appuyant sur le clavier ou à entrer des informations supplémentaires (un code PIN ou un numéro de compte). Si le choix se fait habituellement par clavier, on trouve aujourd’hui des systèmes innovants intégrant une technologie de reconnaissance vocale.
Le SVI peut propose diverses fonctionnalités, comme l’enregistrement des appels, le débordement, l’enregistrement d’un message d’accueil personnalisé, le renvoi d’appel après les horaires d’ouverture…
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Quels avantages de doter son entreprise d’un SVI ?
À l’heure où la plupart des clients exigent un service client rapide, il est avantageux pour toutes les entreprises de doter leur système d’assistance client un serveur Vocal Interactif.
En effet, celui-ci assure la résolution rapide du problème de l’appelant. Ce dernier n’a plus à attendre longtemps pour obtenir une solution ou pour avoir des réponses à ses questions. Vos téléconseillers gagnent aussi du temps puisque les simples demandes sont redirigées vers le système de menus vocaux. Ils peuvent ainsi se consacrer davantage à la résolution des problèmes les plus urgents et les plus complexes.
Le SVI vous permet d’ailleurs de proposer une assistance permanente (24h24 et 7j7). En effet, les réponses préenregistrées sont accessibles à n’importe quel moment. Grace au système, vous n’avez pas à engager en permanence des agents d’assistance. Il est en mesure de résoudre les problèmes les plus fréquents ou répondre aux questions souvent posées.
Outre cela, le Serveur Vocal Interactif permet de trier les appels. Il permet également de réduire le nombre d’appels entrants traités par vos agents. Enfin, il est possible de lier votre SVI à votre logiciel de gestion de la relation client (CRM).
Comment procéder pour intégrer une solution SVI ?
La mise en place d’une solution SVI se déroule en quelques étapes :
- Le choix du format du numéro spécial, qui peut être un numéro court, banalisé ou mnémotechnique ;
- La fixation du cout de l’appel, qui dépend de vos objectifs ;
- L’établissement de l’arborescence personnalisée, consistant à créer et à insérer de menus DTMF ;
- L’enregistrement des messages vocaux qui se fait dans un studio d’enregistrement.